Retour d’expérience des Ambulances Veyrier

Pouvez-vous vous présenter et nous en dire un peu plus sur votre rôle au sein des Ambulances Veyrier ?

Je suis Grégory DELBECK, adjoint de direction depuis 8 ans au sein des ambulances VEYRIER. Je suis dans la profession depuis 23 ans, sachant que j’ai été dans 7 autres structures par le passé.

Actuellement, j’occupe des responsabilités opérationnelles variées au sein de la société :

-Suivi des 48 personnes pour faire le lien avec la direction.,

-Supervision du parc automobile,

-Responsable du système d’informations,

-Suivi des opérations qualité et réglementaires,

-Aide à la régulation en fonction des situations....

Bref, je n’ai pas le temps de m’ennuyer.

Pouvez-vous nous en dire plus sur les « ambulances et Taxi Veyrier » ?

L’entreprise a été créée en 1973. Elle comprend aujourd’hui 35 véhicules comprenant 8 ambulances, 18 VSL et 9 taxis. L’entreprise emploie 48 personnes avec un pôle administratif de 9 personnes et un pôle roulant de 39 personnes.

Quels sont les principaux défis opérationnels auxquels vous faites face dans votre secteur d’activité ?

Le défi principal est de pouvoir répondre à une forte croissante des demandes de transport Nous devons honorer jusqu’à 250 demandes de transports par jour avec des moyens qui n’évoluent pas.

Nous devons donc régulièrement nous réorganiser, améliorer notre efficacité, afin de trouver des marges de manœuvre permettant de répondre à cette croissance.

Comment une solution digitale comme Vesuv vous aide à relever ces défis ?

Nous avons besoin d’être plus efficace, de gagner du temps et de mettre l’énergie collective au bon endroit. Un des leviers qui nous fait gagner beaucoup de temps est la digitalisation de nos processus de contrôle.

Sur ce point VESUV nous apporte une aide très précieuse. Avant, nous passions beaucoup de temps à noter nos différentes opérations de contrôle sur des carnets papier (vérification avant départ, nettoyage, désinfection, suivi des dates de péremption, ...) Il fallait ensuite analyser ces feuilles, bien noter les points remontés par les ambulanciers et souvent aller à la pêche aux informations, car les informations saisies étaient incomplètes.

Aujourd’hui nous avons totalement digitaliser cette collecte d’information, et cela nous fait gagner un temps fou ! Nous avons définitivement abandonné les différents carnets papier. Les équipes travaillent de manière moderne et efficace, et elles en sont fières !

Avec VESUV, les déclarations sont très rapides : on déroule la check-list de contrôle : c’est ok/ko sur les étapes attendues, ajout d’une photo si besoin, et c’est tout ! Ensuite via les tableaux de bord, nous avons accès à toute la traçabilité et savons répondre efficacement aux demandes des utilisateurs.

Avant d’utiliser VESUV, comment gériez-vous vos procédures et vos processus internes ? Quels étaient les principaux problèmes rencontrés ?

Au sein des ambulances VEYRIER, certaines opérations étaient notées sur carnet papier et d’autres saisies via un logiciel existant. Mais ce logiciel était extrêmement rigide, pas du tout fluide, rien n’était modifiable. Pour la moindre adaptation, il fallait passer par l’informaticien : c’était très lourd pour le personnel qui vivait cela comme une contrainte et avait du mal à adhérer.

Comment avez-vous connu l’application VESUV ?

Grace au réseau Carius, nous avons eu vent de la solution Vesuv, en dec 2019. Nous nous sommes manifestés pour tester et nous avons tout de suite été emballés par le concept. L’application est simple, fluide, bien pensée, très adaptable... exactement ce que nous cherchions. Au bout de 2 mois de tests toute l’équipe était séduite.

Quels sont vos usages de VESUV aujourd’hui ?

Nous demandons aux équipes d’utiliser VESUV pour les opérations suivantes :

-Vérifier les véhicules avant départ (contrôles extérieurs, intérieurs),

-Remonter toute anomalie rencontrée sur un véhicule (voyant qui s’allume par exemple)

-Déclarer les nettoyages et désinfections,

-Faire les tâches du we (nettoyage garage, gestion linge, niveaux des véhicules

-Déclarer la consommation de matériel dans la pharmacie tampon

-Faire l’inventaire du matériel dans les ambulances et Vsl

-Suivre la maintenance sur les véhicules (entretien, vidange, courroie, pneus...)

Nous utilisons énormément le système de QR code. Chaque véhicule à son QR code disponible au niveau du pare-soleil. Cela permet d’identifier facilement un véhicule. Nous avons eu un contrôle ARS et douane récemment à Toulouse. L’inspecteur a simplement scanné le QR code avec l’appareil photo de son téléphone et a immédiatement eu accès à l’historique des désinfections ce qui a permis de clore ce point.

Quels sont les bénéfices concrets que vous avez pu constater avec VESUV ?

La solution nous apporte tout d’abord un gain de temps significatif dans la gestion quotidienne de nos véhicules : gestion des entretiens, traitement des problèmes, suivi des nettoyages, des désinfections. A noter que nous avons un responsable qui s’appuie exclusivement sur VESUV pour conduire tous les rdvs d’entretien garage.

Avant, quand je détectais un accrochage sur un véhicule et que je cherchais à savoir quand et avec qui il était apparu, c’était presque mission impossible.

Personne ne semblait concerné, tout le monde se renvoyait la balle... Désormais grâce aux vérifications quotidiennes via VESUV, les conducteurs font le tour du véhicule et peuvent immédiatement remonter un problème via une photo : on sait donc tout de suite quand il est apparu.

D’une part la sinistralité a baissé, d’autre part je constate beaucoup de sérieux dans la réalisation des opérations réglementaires : le fait d’utiliser une application simple et fluide comme VESUV a permis d’ancrer les habitudes de tous les opérateurs. Personne chez VEYRIER n’imaginerait faire autrement désormais. Ils savent tous qu’il « faut faire leur VESUV ».

Idem pour l’inventaire du matériel à bord : grâce aux inventaires matériels réalisés via l’application, je suis désormais sûr que le matériel complet est présent dans chaque véhicule et que tous mes kits sont à jour. En cas de péremption à venir, j’ai une remontée automatique qui me précise le kit à changer.

L’outil a-t-il été rapide à mettre en place ? Avez-vous rencontré des difficultés ?

Oui cela a été plutôt rapide : en moins de deux mois nous étions complètement lancés. La formation au démarrage nous a permis de bien comprendre la logique de l’outil. Ensuite nous avons créé en autonomie nos véhicules, nos utilisateurs et nos procédures. L’outil a une interface agréable et bien pensée : nous avons pu être autonome très rapidement. Je dirai avec le recul que n’importe quelle société peut s’approprier l’outil. Ce qui est sympa, c’est que nous avons ensuite pu partager nos procédures VESUV avec d’autres structures comme les ambulances ASSIÉ ou DUMAS. Cela permet de gagner beaucoup de temps et de profiter du retour d’expérience de société qui ont franchi le pas avant nous.

Comment l’utilisation de l’outil est-il vécu par les salariés de l’entreprise ?

Ayant passé 14 années sur le terrain, notamment en Outre-mer, je sais que les vérifications sont habituellement vécues comme des contraintes. Aussi, pour faire adopter une nouvelle manière de faire, il faut faire preuve de pédagogie, et dans mon cas il fallait simplement montrer que ces contraintes étaient soulagées par le digital.

Les équipes ont été très réceptives. Elles ont vite compris l’intérêt que présentait une solution digitale : plus de papier, déclaration très simple, communication beaucoup plus rapide... L’outil est vraiment perçu comme une aide et non comme une contrainte. Si je leur demandais aujourd’hui de repasser sur du papier, ce serait le piquet de grève assuré.

Y a-t-il une fonctionnalité en particulier qui a changé votre manière de travailler, vous a fait gagner du temps ?

Ce qui m’a personnellement énormément soulagé, c’est la gestion de stock : avant d’utiliser celle proposée par VESUV, j’ai cherché (et testé) tout un tas de logiciel souvent complexes, chers et qui s’apparentaient finalement à des usines à gaz. Là, je gère en stock via VESUV tout ce qui est important d’avoir au quotidien : la pharmacie médicale bien sûr, mais également le matériel de bureau, les vêtements et tous les consommables de l’entreprise.

Désormais je peux faire un inventaire complet de mes stocks. J’ai accès à tout l’historique de retrait, et je vois rapidement les références bientôt en rupture. J’ai par ailleurs créé un deuxième stock « tampon » directement accessibles par les ambulanciers pour leur permettre de rapidement réarmer un véhicule.

Recommanderiez-vous Vesuv à d’autres entreprises de votre secteur ?

Oui, car c’est un outil qui est simple, logique et rapide à mettre en place et à exploiter.

Si on veut s’éviter des soucis de suivi, des contraintes de gestion d’entretien des véhicules et du matériel, autant utiliser un logiciel rapide et flexible comme VESUV.